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Presentación del proyecto Gestión Documental, un proceso de calidad

Santiago de Cali, febrero 28 de 2014  –  022. Año 9.

Este lunes 24 de Febrero del 2014 se presentó en la Universidad Santiago de Cali el nuevo proyecto Gestión Documental, un proceso de calidad; proyecto impulsado desde la vicerrectoría y Registro y Control Académico para la digitalización y agilización de documentos acogiéndose a la ley de archivo No. 594 del 2000.

El proyecto, liderado por la Vicerrectoría es un proceso de calidad en el cual se tiene mucha expectativa el cual pretende mejorar el servicio que se ofrece al usuario interno y externo; Registro y Control Académico certifica la información que tiene en su custodia a toda la comunidad universitaria.

Los usuarios podrán solicitar certificaciones de notas, estudio o copia de documentos que reposan en archivo en cuestión de segundos gracias al acceso rápido al que tendrá el usuario.

“las secretarías académicas, que son usuarios constantes, no tendrían que desplazarse hasta registro y control académico, si no que desde su propia oficina podrán consultar todas las historias académicas del estudiante, de forma ágil,  rápida y muy segura” argumenta la Doctora Diana Isabel Hurtado Jefe de Admisiones, Registro y Control Académico.

La USC, es la única universidad privada en el Valle implementando este proceso, la firma Digitex, que ejecutará el proyecto, cuenta con 25 años de experiencia en el campo, tiene un objetivo y es el de intervenir archivos desde el año 1958 hasta el 2013 en un tiempo record que empezó el 13 Enero hasta el 30 de Abril del presente año, digitalizando alrededor de 1.700.000 documentos.

En la intervención que hizo el Doctor Arturo Arenas, Vicerrector  destacó las ventajas de este proyecto “para la Santiago son múltiples los beneficios; el principal  sin duda alguna es el de mejorar la productividad en el ejercicio de las actividades y servicios hacia nuestros usuarios, la gestión y  control efectivo de la información, el uso racional de los recursos, productividad  y rápido acceso a la misma dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos”.

La Universidad del Valle, la Universidad Nacional, la Universidad del Tolima y la Universidad de Santander ya han implementado este proyecto de Gestión Documental y cuentan con una política al respecto.

 

 

Elaboró

Luis Miguel Torres

Practicante

Unidad de Comunicación USC

 

 

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