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RADICACIÓN DE SOLICITUD DE DEVOLUCIONES DE DINERO

DEVOLUCIONES POR CANCELACIÓN DE SEMESTRE

Se realiza devolución de dinero por cancelación de semestre cuando el estudiante ha pagado el valor de su matricula financiera e informa de manera escrita su decisión de no estudiar mediante carta radicada en la Secretaria Académica, antes del inicio de clases o dentro del periodo de cancelaciones de acuerdo al calendario académico emitido por el Consejo Académico  para cada periodo.

Si el trámite lo esta haciendo por fuera del periodo de  cancelaciones esta solicitud deberá ser presentada a consideración directa del  Consejo Académico, el cual definirá la situación únicamente para efectos de la cancelación de la matricula académica respecto lo financiero se aplicará según lo estipula la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013.

Si el trámite de la cancelación se origina por problemas de salud del estudiante, previa aprobación del Consejo Académico y concepto favorable para el estudiante emitido por el Servicio médico de la Gerencia de Bienestar Universitario, la retención será la establecida para las cancelaciones antes del inicio de clases y los demás requisitos establecidos en la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013.

Cuando el estudiante haya legalizado la matricula financiera mediante modalidad de crédito con alguna de las entidades que tiene convenio con la UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI, la devolución podrá realizarse a la entidad previa solicitud del estudiante y aplicará la normatividad de la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013.

Se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones para  generar la devolución o saldo a favor por  cancelación de semestre.

El estudiante informa por escrito su decisión de no estudiar antes del inicio de clases según el calendario Académico del periodo correspondiente, Se deduce el 10% del valor pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde a impuesto municipal.

El estudiante informa por escrito su decisión de no estudiar durante el periodo de  cancelaciones establecido en el Calendario Académico para cada periodo, en donde se procede a retener el 20% del valor  pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde ha impuesto municipal.

El estudiante informa por escrito su decisión de no estudiar un día después de la finalización del período de cancelaciones y hasta el 60% de transcurrido el período académico; en donde se procede a retener el 40% del valor  pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde a impuesto municipal; el saldo a favor generado en este caso podrá ser aplicado por el estudiante cuando realice el trámite de readmisión a la Universidad en el recibo de matrícula u obligaciones financieras subsiguientes previo al pago de la matrícula del  período de su readmisión y no se devolverá ni tampoco será transferible a un tercero.

El estudiante presenta el certificado de no matrícula académica; desde el inicio de los segundos parciales en adelante; en donde se procede a retener el 60% del valor  pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde a impuesto municipal, el saldo a favor generado en este caso podrá ser aplicado por el estudiante en el recibo de matrícula u obligaciones financieras subsiguientes previo al pago de la matrícula del  periodo de su readmisión,  cuando realice el trámite de readmisión a la Universidad, éste saldo a favor no es de carácter devolutible ni se puede ceder a terceros solo aplica como incentivo de readmisión.

 

Requisitos para acceder a este tipo de trámite

  1. Copia del formato de solicitud de cancelación de semestre.
  2. Para las solicitudes extemporáneas copia  acta de Consejo Académico aprobando la respectiva cancelación..
  3. Certificación original de no matricula académica expedida por el Departamento de Registro y Control Académico.
  4. Copia del recibo de pago y de los soportes del crédito otorgado en caso de legalizar con alguna de las entidades externas del periodo correspondiente.
  5. Formato de solicitud de devolución de dinero diligenciado y firmado por el estudiante o en su defecto como lo establece la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el capítulo No. 1 literal i.
  6. Documento de identidad del estudiante y/o del adulto responsable de la radicación (Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el Capítulo 1, literal i). Cuando se de poder a una persona para hacer el trámite de la devolución de dinero se debe tener en cuenta que éste debe estar autenticado por notaría que cuente con sistema biométrico. 
  7. Radicar los documentos en la barra de servicios de la Gerencia Financiera

MAYOR VALOR PAGADO

Se tramitará devolución de dinero a aquellos estudiantes que al realizar el pago de la matricula financiera efectúen pagos por mayor valor o algún tercero  (Icetex, otras entidades) gira pagos adicionales que afectan de manera favorable su cartera.

A las devoluciones por mayores valores cancelados  se les efectuara una deducción de 0,102 SMMLV por concepto de gastos administrativos u operativos. 

Requisitos para este tipo de devoluciones

  1. Copia del recibo de pago de matrícula para el periodo correspondiente.
  2. Soporte transacción financiera que evidencia la generación del saldo a favor.
  3. Impresión de la Nota Crédito del saldo a favor.
  4. Formato de solicitud de devolución de dinero diligenciado y firmado por el estudiante o en su defecto como lo estable el capítulo No. 1 literal j.
  5. Copia de la cedula de ciudadanía.
  6. Radicar los documentos en la barra de servicios de la Gerencia Financiera.

NO APERTURA DE OFERTA ACADÉMICA

Cuando el estudiante haya pagado algún servicio y la Universidad no lo apertura, se podrá solicitar su devolución.

Para este caso se exceptúa la retención por concepto de gastos administrativos u operativos

Si el pago es por concepto de matricula financiera se hará retención de la Estampilla Pro cultura que corresponde a impuesto municipal,

Requisitos para este  tipo de devoluciones

  1. Formato de solicitud de devolución de dinero diligenciado y firmado por el estudiante o en su defecto como lo establece la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el capítulo No. 1 literal i.
  2. Copia de la cedula de ciudadanía.
  3. Recibo Original de pago original del concepto que pretenda sea devuelto.
  4. Certificación de la jefatura del área correspondiente a la actividad académica no realizada.
  5. Radicar los documentos en la barra de servicios de la Gerencia Financiera.

MATRÍCULAS PARCIALES

Cuando el estudiante haya pagado el 100% de los derechos económicos para un periodo académico y realice matricula académica parcial, entiéndase como el registro de materias inferior al  establecido en la malla curricular para un nivel en un periodo académico,  de acuerdo a los rangos definidos en el Acuerdo emitido por el Consejo Superior que fija las tarifas económicas para cada anualidad.

Cuando el estudiante registre en su matrícula académica, cursos de diferentes semestres  se tomará el nivel donde tenga la mayor carga académica.

Cuando el estudiante registra matricula con igual número de cursos en diferentes niveles, se tomará como referencia aquel semestre más próximo al cual debería ir el estudiante de acuerdo al periodo de ingreso.

El registro de la matricula académica deberá realizarse hasta un día antes de los segundos parciales de acuerdo al calendario Académico aprobado para el periodo correspondiente.

Requisitos para este trámite

  1. Formato de solicitud de devolución de dinero diligenciado y firmado por el estudiante.
  2. Copia de la cedula de ciudadanía.
  3. Registro de la matrícula académica del periodo correspondiente.
  4. Copia del recibo de pago del periodo académico correspondiente.
  5. Impresión del estado académico del estudiante.
  6. Radicar los documentos en la barra de servicios de la Gerencia Financiera.

DEVOLUCIÓN POR NO MATRÍCULA ACADEMICA

Personas Sin Matrícula Académica.Toda persona que habiendo cancelado los derechos económicos en un período académico  no haya efectuado su matrícula académica y que decida no hacerlo, deberá solicitar una certificación de no matrícula Académica ante el Departamento de Registro y Control Académico.

Se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones para generar la devolución o saldo a favor por concepto de no matrícula académica. 

 

a)     La persona solicita el certificado de no matrícula académica antes del inicio de clases según el calendario Académico del período en vigencia, Se deduce el 10% del valor pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de estampilla pro- cultura.

b)     La persona presenta el certificado de no matrícula académica durante el período de cancelaciones establecido en el Calendario Académico para cada período, en donde se procede a retener el 20% del valor  pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde a impuesto municipal.

c)     La persona presenta el certificado de no matrícula académica un día después de la finalización del período de cancelaciones, hasta un día antes del inicio de los segundos parciales; en donde se procede a retener el 40% del valor  pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde al impuesto municipal, el saldo a favor generado en este caso podrá ser aplicado por el estudiante en el recibo de matrícula cuando realice el trámite de readmisión a la Universidad, dicho saldo no es devolutivo ni transferible.

d)     La persona presenta el certificado de no matrícula académica; desde el inicio de los segundos parciales en adelante; en donde se procede a retener el 60% del valor  pagado como gastos administrativos u operativos más el concepto de  estampilla pro- cultura, que corresponde a impuesto municipal, el saldo a favor generado en este caso podrá ser aplicado por el estudiante en el recibo de matrícula cuando realice el trámite de readmisión a la Universidad, dicho saldo no es devolutivo ni transferible.

                 

Requisitos para acceder a este tipo de trámite:

  1. Certificación original de no matrícula académica expedida por el Departamento de Registro y Control Académico.
  2. Copia del recibo de pago o de los soportes del crédito, si tomo crédito con algunas de las entidades financieras en convenio con la institución para el período correspondiente.
  3. Formato de solicitud de devolución de dinero diligenciado y firmado por el estudiante o en su defecto como lo establece la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el Capítulo 1, literal i.
  4. Documento de identidad del estudiante y/o del adulto responsable de la radicación (Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el Capítulo 1, literal i). Cuando se de poder a una persona para hacer el trámite de la devolución de dinero se debe tener en cuenta que éste debe venir autenticado por notaría que cuente con sistema biométrico.
  5. Radicar los documentos en la barra de servicios de la Gerencia Financiera

 

MATRÍCULA DE HONOR

Los estímulos académicos por concepto de Matrícula de Honor serán aplicados de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Estudiantil, a la cuenta del estudiante una vez sean publicados los listados oficiales y estos sean radicados en la Gerencia Financiera (dicho beneficio se aplicará en ocho días hábiles contados a partir de la radicación del listado oficial y definitivo de los estímulos académicos. 

Los criterios de aplicación de los estímulos académicos por concepto de Matrícula de Honor son los siguientes:

a)   Se constituirá en un saldo a favor para los estudiantes que al momento de su aplicación  ya hubieren pagado con recursos propios los derechos económicos correspondientes al siguiente semestre al que se hizo merecedor del estímulo académico Matrícula de Honor, en caso de haber legalizado con matrícula de honor de otro período académico no se reconocerá incentivo económico.

b)   El estímulo académico por concepto de Matrícula de Honor se aplicara sobre el valor pagado de la matrícula financiera del semestre inmediatamente siguiente, si el estudiante presenta otro beneficio institucional en ningún caso estos podrán superar el 100%.

c)   Si decide solicitar devolución de dinero se procederá teniendo en cuenta el valor pagado sin incluir otros descuentos institucionales, amortizado a la matrícula financiera del período inmediatamente siguiente al que se hace merecedor del estímulo académico por concepto de Matrícula de Honor.

d)   Si se trata de un estudiante de último semestre el beneficio será aplicado a sus derechos de grado, y en caso de haberlos cancelado se le efectuará la devolución por el porcentaje correspondiente al valor de los mismos.

e)   Si es un estudiante de último semestre que tiene pendientes en la malla curricular y por ende debe matricular un semestre adicional, la Matrícula de Honor será aplicada sobre dicho semestre no sobre los derechos de grado.

f)    Si al momento de aplicar el estímulo académico por concepto de Matrícula de Honor no hubieren realizado el pago del semestre, se procederá a generar el beneficio al recibo, y el estudiante lo podrá reclamar en la Secretaria Académica de su Facultad, con fecha de pago ordinario hasta un día antes de los segundos parciales.

g)   Un estudiante que se hace merecedor de la Matrícula de Honor para un período determinado y no usa dicho incentivo económico por retiro temporal de la USC, en el período inmediatamente siguiente no podrá usarlo de manera posterior.

Requisitos para este tipo de devoluciones:

  1. Formato de solicitud de devolución de dinero diligenciado y firmado por el estudiante o en su defecto como lo establece la Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el capítulo No. 1 literal i.
  2. Copia del recibo de pago del período correspondiente
  3. Copia de la Nota Crédito (soporte de la aplicación del estímulo académico por concepto de Matrícula de Honor).
  4.  Documento de identidad del estudiante y/o del adulto responsable de la radicación (Resolución de Rectoría No. 038 del 22 de octubre de 2013 en el Capítulo 1, literal i). Cuando se de poder a una persona para hacer el trámite de la devolución de dinero se debe tener en cuenta que éste debe estar autenticado por notaría que cuente con sistema biométrico.
  5. Radicar los documentos en la Barra de Servicios de la Gerencia Financiera.

Todos los saldos a favor por diferentes conceptos (cancelaciones de semestre, matrículas parciales o por créditos, etc.), solo se pueden generar durante el mismo periodo académico en que se realiza el proceso, los mismos no se generarán con retroactividad, y estarán vigentes en el respectivo estado de cuenta por un plazo máximo de dos años. (CIRCULAR No. 012-14)

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